Hizmetin kapsamı
Uluslararası bir siparişte üretici, kalite kontrol, gümrük müşaviri, taşıyıcı ve müşteri olmak üzere birden fazla taraf yer alır. Bu taraflar arasındaki bilgi akışının düzenli olmaması, gecikmelerin ve belge hatalarının başlıca nedenidir. Sipariş ve operasyon yönetimi, bu tarafların aynı plan üzerinde, belirlenmiş tarih ve sorumluluklarla çalışmasını amaçlar.
Siparişin onaylanmasıyla birlikte üretim takvimi, kontrol noktaları, belge hazırlığı, ödeme aşamaları ve sevkiyat planı tek bir operasyon planında birleştirilir ve sipariş kapanana kadar bu plan üzerinden takip edilir.
Operasyon planı
| Aşama | İçerik | Takip edilen tarih |
|---|---|---|
| Sipariş teyidi | Ürün, miktar, fiyat, ödeme ve teslim koşullarının yazılı teyidi | Sipariş tarihi |
| Üretim | Hammadde temini, üretim başlangıcı ve ilerleme durumu | Üretim bitiş tarihi |
| Kalite kontrol | Planlanan kontrol aşamaları ve raporlar | Kontrol tarihleri |
| Belge ve ödeme | Ticari ve uygunluk belgeleri, ödeme aşamaları | Belge ve ödeme tarihleri |
| Sevkiyat | Yükleme, gümrük işlemleri ve taşıma | Yükleme ve tahmini varış tarihi |
| Kapanış | Teslim teyidi, belge arşivi ve sipariş değerlendirmesi | Teslim tarihi |
İletişim ve raporlama
Her sipariş için bir operasyon sorumlusu belirlenir ve müşterinin sipariş süresince iletişim kurduğu kişi bu sorumludur. Siparişin durumu aşağıdaki başlıklarda düzenli olarak raporlanır:
- Üretimin planlanan takvime göre ilerleme durumu
- Kalite kontrol sonuçları ve varsa düzeltici işlemler
- Belge hazırlık durumu ve ödeme aşamaları
- Yükleme tarihi, gümrük süreci ve tahmini varış tarihi
Sapma yönetimi
Planlanan tarihlerden sapma riski ortaya çıktığında etkisi değerlendirilir ve müşteri bilgilendirilir. Üretim gecikmesinde yeni takvim veya kısmi sevkiyat, kalite uygunsuzluğunda düzeltme planı, belge eksikliğinde sevkiyat öncesi tamamlama adımları devreye alınır. Alınan kararlar operasyon planına işlenir.
Kayıt ve arşiv
Sipariş teyidi, kontrol raporları, ticari ve resmi belgeler ile sevkiyat belgeleri sipariş dosyasında saklanır. Tekrar eden siparişlerde bu kayıtlar referans alınarak süreç kısaltılır; teslim sonrasında müşteriyle sipariş özeti paylaşılır.
Sıkça sorulan sorular
Sipariş sürecinde kiminle iletişim kurulur?
Sipariş için belirlenen operasyon sorumlusu, sipariş süresince müşterinin iletişim kurduğu kişidir.
Talepten teslimata süreç ne kadar sürer?
Süre; ürün grubuna, sipariş hacmine, üretim durumuna ve taşıma yöntemine göre değişir. Teklif aşamasında siparişe özel tahmini bir takvim paylaşılır.
Tekrar eden siparişler nasıl yönetilir?
Düzenli siparişlerde onaylanmış ürün özellikleri, üretici bilgileri ve belge setleri esas alınır; sipariş aralığına göre planlı bir sevkiyat takvimi oluşturulur.
